Мотивационното писмо е твоят личен контакт с мениджъра по подбор на персонал – стремежът ти да започнеш директен разговор, който може да завърши с получаване на желаната работа. Целта на писмото е да опише твоя опит, умения и квалификации, като по този начин максимално да увеличи шансовете ти за получаване на работата.
Същото може да се каже и за CV-то, но CV-то е по-безличен списък на твоя трудов стаж и образование. Мотивационното писмо ти дава възможност да говориш директно с бъдещия си работодател на по-лично ниво. Някои работодатели изрично ще те молят да не изпращаш мотивационно писмо или е възможно тяхната система за кандидатстване за работа да позволява качване само на CV. В такива случаи нямаш друг избор, освен да се съобразиш с желанията на компанията.
Но освен ако няма изрична молба да не го правиш, винаги трябва да включваш мотивационно писмо към своите документи за кандидатстване за работа. Единствената възможна вреда, която може да се появи в твоя случай, е ако мотивационното ти писмо е лошо написано или неправилно форматирано. Но когато мотивационното писмо е написано правилно, то може само да увеличи шансовете ти за успех.
Мотивационните писма за всички професии обикновено имат една и съща структура:
Какви са елементите на мотивационното писмо за счетоводител
Нека да разгледаме всички тези компоненти, да видим каква е тяхната цел и как да ги направим правилно.
Нашето изчерпателно ръководство за писане на мотивационно писмо предлага по-общи съвети за това как да съставяш мотивационни писма и повече примерни мотивационни писма. По-долу ще намериш конкретни съвети как да увеличиш максимално ефективността на всеки конкретен абзац и раздел на писмото за счетоводител.
Горният колонтитул в горната част на писмото съдържа твоята лична информация за контакт, в това число име, адрес, телефонен номер и имейл. Той също осигурява визуално брандиране, което трябва да съответства на CV-то ти, така че е добре да направиш еднакви горни колонтитули за твоето CV и мотивационното писмо.
Името ти обикновено трябва да бъде първият и най-голям елемент на страницата, за да демонстрира твоята увереност и да те направи по-запомнящ се кандидат за работа. Ако мотивационното ти писмо бъде отпечатано и поставено в купчина с десет други, то трябва да се намира лесно по името ти в горната му част.
Традиционният формат за всички бизнес писма включва пощенски адрес на подателя. В съвременната дигитална ера пощенските адреси не винаги се считат за необходими, но обикновено трябва да се включат, освен ако има причина да не го правиш. Най-малкото трябва да посочиш града и държавата, в които живееш.
Друга функция на горния колонтитул е да осигури приятен за окото дизайн на страница, която без него би включвала само блокове черен текст. Горният колонтитул предлага възможности за цвят, може би твоя снимка и дизайнерски елементи, които придават на писмото ти по-интересен вид.
Цел на горния колонтитул в мотивационното писмо: Да се откроиш сред десетки други кандидати за позицията счетоводител с отличен горен колонтитул, който показва кой си и как специалистите по подбор на персонал могат да се свържат с теб.
Използвай еднакъв стил за различните документи
Стиловете на твоето CV и мотивационно писмо трябва да съответстват визуално, затова използвай едни и същи шрифтове, размери шрифтове и стил на форматиране. От пръв поглед трябва да бъде очевидно, че тези два документа са на един и същи кандидат.
Ако стиловете на горния колонтитул и текста в твоето CV и мотивационно писмо са напълно различни, ще създадеш впечатление, че не можеш да избереш еднакъв визуален стил или дори не смяташ, че това е важно. Или може да създадеш впечатление, че използваш старо CV, което изпращаш на всички работодатели, в комплект с писмо, което току-що си написал/а с любимия си нов шрифт.
От друга страна, визуално приятният стил и дизайн на двата документа ще демонстрират вниманието ти към детайлите и последователността – признаци на сдържаност, която е важна за всеки счетоводител.
„Уважаеми господин (госпожо) X“ е най-простата и най-надеждна формула за писане на поздрав. Не можеш да сбъркаш с това, освен ако не изпишеш името с грешка или не сбъркаш пола!
Ерата на имейлите обаче промени много правила, които някога се смятаха за ненарушими. „Здравейте“ често се използва като вариант на „Уважаеми“, а удивителният знак в края обикновено се заменя със запетая. Проучи компанията, в която искаш да работиш, за да разбереш какво е подходящото ниво на формалност за имиджа на компанията и позицията, която искаш да заемеш. И внимавай да не използваш прекалено непринуден език в писмо до непознат, който има правомощието да ти предложи работа.
Опитай се да адресираш писмото си до реален човек
С малки изключения, почти винаги е най-добре да адресираш мотивационно писмо до определен човек по име. Има няколко причини за това:
Обявите за работа често не съдържат името на мениджъра по подбор на персонал. Но може да си струва усилието да се обадиш на компанията и да попиташ кой е този човек.
Понякога мениджърите по подбор на персонал предпочитат да останат анонимни и когато се обадиш на компанията, може да ти кажат, че не е необходимо да посочваш нечие име. Ако се случи това, уважавай желанията на компанията и намери друг начин да напишеш своя поздрав – „Уважаеми служители от отдел „Човешки ресурси“, „Здравейте, екип на X“ или други подобни.
Цел на поздрава в мотивационното писмо: Да започнеш с директно обръщение към специалиста по подбор на персонал по приятелски, професионален начин.
Уважаеми господин Стоянов,
Готови, пиши! Първият абзац на писмото трябва да съдържа едно или две ангажиращи, искрени, привличащи вниманието изречения, които описват търсената от теб работа и обясняват накратко защо си отличен кандидат за тази работа. Въведението е може би най-важният абзац от цялото писмо, защото е на първо място. Всички знаем колко шансове имаме да направим първо впечатление. Всякакви отклонения във въведението ти – печатна грешка, тромав изказ или грешен стил – ще създадат лошо впечатление у читателя от самото начало.
Въведението трябва да бъде написано на жив и енергичен, но професионален език, който задава тона на останалата част от писмото ти. То никога не трябва да е скучно, нито да преминава границата на прекомерна фамилиарност или арогантност. Перфектното въведение ще накара читателя да продължи да чете нататък.
Съществува ръководство за публична реч, което е подходящо и за писане: „Кажи им какво ще им кажеш, след това им го кажи, а след това им кажи какво си им казал/а.“ Въведението е мястото, където „им казваш какво ще им кажеш“.
Цел на въведението в мотивационното писмо: Да се фокусираш върху специфичните нужди на работодателя, като подчертаеш ползите, които би му донесъл/а като счетоводител.
Фирмите за временно наемане на служители често имат затруднения с проследяването на паричните потоци. След дванадесет години стаж в сферата на счетоводното обслужване на фирми имам задълбочени познания за финансовите инструменти и софтуерните иновации, които ми позволяват да осигурявам ефективно управление на финансите.
Това е мястото, където „им казваш“.
Изложението в мотивационното ти писмо е основното ти място на действие. То трябва да съдържа от два до три абзаца, фокусирани върху трудовия ти стаж, постиженията на работното ти място, всички счетоводни сертификати, които притежаваш, а също уменията и интересите, които те правят страхотен/а в работата. Докато преглеждаш трудовия си стаж, обърни внимание на конкретни свои постижения в работата. Бъди възможно най-конкретен/а – посочи факти, цифри и истории, като използваш въздействащи глаголи за действие, за да илюстрираш своите доказани успехи.
В последния абзац от изложението на твоето писмо можеш да спреш да описваш миналото, за да споменеш общите си умения и други квалификации, които те правят идеален кандидат за тази работа. Можеш също да споменеш как конкретно ще помогнеш на компанията, за която искаш да работиш. Никога не забравяй, че целта на мотивационното писмо не е да описва защо заслужаваш работата, а да убеди читателя, че можеш да помогнеш за разрешаването на неговите проблеми и да направиш компанията му по-силна.
Цел на изложението в мотивационното писмо: Да спечелиш доверието на специалиста по подбор на персонал към твоите способности на изключителен счетоводител.
Паричните потоци са най-важни за всяка компания, търсеща служители за временна заетост. Аз съм магистър по счетоводство и контрол, завършил в СА „Д. А. Ценов“, Свищов, и през последните десет години разработвам системи, балансирам бюджети, оценявам рискове и създавам стратегии за три големи фирми за подбор на персонал с над 60% служители на временен трудов договор. Искам да се преместя в по-малка компания, където мога да ръководя счетоводния отдел. Научих, че разширявате дейността си в чужбина, а аз имам четири години опит в работата с филиали в Гърция. Разпоредбите в различните страни са доста различни и вероятно имате нужда от човек, който ги познава много добре.
Прилагам малко цифри, за да получите бегла представа за работата ми, като мога да споделя повече на евентуалното интервю:
Това е мястото, където „им казваш това, което си им казал/а“. Последният абзац трябва да представлява кратко резюме на въведението и изложението на твоето писмо и също да съдържа призив към действие.
Например: „Имате ли нещо против да ви се обадя следващата седмица, за да обсъдим възможността за интервю?“
Въпрос като този може да накара четящия да си помисли: „Хм, този човек наистина иска отговор“. Точно това е ефектът, който искаш да постигнеш. Последното нещо, което искаш, е мениджърът по подбор на персонал да остави писмото ти настрана и да не направи нищо по въпроса.
Традиционният завършек на бизнес писма от всякакъв вид, включително мотивационни писма, е просто „С уважение“, последвано от твоето име. Не е необходим физически подпис, освен ако не изпращаш разпечатано копие на мотивационното си писмо.
Цел на заключението в мотивационното писмо: Да завършиш с призив към действие и в идеалния случай да получиш покана за интервю.
Фирмите за подбор на персонал харесват да работят с мен, защото знаят, че ще направя всичко по силите си, за да получат парите си по-бързо. Обичам да работя в екип и да планирам задълбочено всичко до най-малкия детайл. Избягвам всякаква възможност от допускане на грешки. Ако имате нужда от счетоводител, който е експерт в сложното счетоводство на фирмите за подбор на персонал, ще се радвам да споделя с вас някои от моите тайни на интервюто.
С уважение,
Милен Димитров
Някои текстове са предназначени да бъдат информативни, други – забавни, а мотивационното писмо попада в категорията на убедителното писане. Ти буквално се опитваш да накараш читателя да направи нещо различно след прочитане на писмото, за което може да се наложи да използваш малко психология. Според психолозите човешкият мозък функционира както на емоционално, така и на рационално ниво. Емоционалната реакция обикновено е по-бърза и по-автоматична, но е силна, защото ни докосва лично. Рационалната реакция е по-бавна, по-обмислена и по-аналитична – отговорът, от който се нуждаеш, за да може някой да обмисли да те покани на интервю.
Проучванията показват, че емоционалният подход може да ни направи по-възприемчиви към рационалния подход, за да извлечем най-доброто от тях.
Ето пример за език на мотивационно писмо, който допада повече на емоциите, отколкото на разума:
„Обожавам числата. Обичам предизвикателството да подреждам и анализирам сложна информация и да изготвям точни отчети – и се страхувам от възможността някога да допусна грешка.
Може да ти се стори твърде лично да кажеш на потенциален работодател какво чувстваш към работата си, но цялата цел на мотивационното писмо е да отправи личен апел. Така показваш на читателя, че си човек, и ще го накараш да ти обърне повече внимание, когато преминеш към по-рационални изречения, включващи факти, цифри и истории.
Проучи целевата компания – от обявата за работа до уебсайта и публикациите ѝ в социалните мрежи, за да разбереш какъв език използва със своите клиенти. След това използвай подобен стил – не подражавай, а използвай същото ниво на формалност.
Помисли и за позицията си спрямо компанията. Дали си студент, кандидатстващ за стаж, или търсиш главна счетоводна позиция в голяма фирма? Намери подходящия стил на изказване според това кой си и към кого се обръщаш.
Увереността е хубава черта, но прекаленото самочувствие не е. Опитай се да се поставиш на мястото на човека, към когото се обръщаш, и си представи какво би си помислил този човек за подхода ти.
Ето някои от грешките, които хората често правят при писане на мотивационни писма:
Най-добрият начин да избегнеш потенциални фатални грешки във форматирането е да използваш професионален шаблон за мотивационно писмо. В CVapp.bg предоставяме десетки шаблони както за CV-та, така и за мотивационни писма с инструмент за създаване, който ще те преведе през всяка стъпка от този процес.
Накрая ще разполагаш с тестван на практика PDF файл с атрактивен дизайн и подходящи шрифтове. Предимството на PDF формата е, че е универсален, чете се на всички компютри и запазва форматирането, така че писмото да изглежда еднакво както на твоя екран, така и на екрана на получателя.